notes·de·pit

Du bon usage d'une mailing list

Le monde est un village social dans lequel tout le monde essaie de communiquer …

— Ah non ! Moi, j’lis pas ces mails.

— Votre groupe là, il y a trop de mails qui ne m’intéressent pas.

Si on est d’accord de procrastiner sur Facebook ou de jouer à Angry birds, on n’est, par contre, pas d’accord de recevoir « trop » de mails. Que veut dire « trop de mails » dans le cadre d’une mailing list, d’une participation à un groupe ou à un projet ?

Une mailing list (liste de diffusion, liste de discussion, « groupe », …) abrégée en ML est un ensemble de destinataires pour un courrier électronique. Plutôt que d’envoyer un mail individuellement à chaque personne, l’expéditeur envoie un mail à la liste … qui se chargera d’envoyer le mail à chacun.

La différence entre une liste de diffusion et une liste de discussion réside dans le paramétrage de la liste. Pour une liste de discussion, les expéditeurs sont tous les membres de la liste tandis que la liste de diffusion ne va que dans un sens.

Si je suis intéressé par un projet, je peux en fonction de ce que les responsables du projet ont mis en place :

• m’abonner à la liste de diffusion;
• suivre le compte Twitter;
• m’abonner au flux de syndication;
• m’abonner à la page Facebook, G+;
• …

Je serai alors informé des annonces / nouveautés que les responsables du projet veulent me faire parvenir. Si / lorsque je ne suis plus intéressé, je peux me désabonner sans difficulté.

Une ML conserve tous les messages envoyés et les archives sont toujours disponibles (publiquement ou pour les membres en fonction des réglages) pour y faire référence.

Dans le cas d’un groupe qui désire trouver une manière de communiquer, les outils à disposition sont un peu différents même s’ils se regroupent sous le vocable général de « groupes »:

• liste de discussion ¹;
• les réseaux sociaux (Facebook, G+, Groopus…)

Les principaux avantages d’une liste de discussion, c’est que je ne dois pas gérer la liste des membres (chaque membre gère son inscription), je peux consulter les archives et je peux choisir de la manière de recevoir l’information.

Au sujet de la ML, il faut toujours se rappeler que je décide d’utiliser un outil de communication entre les membres d’un groupe.

• Si je ne suis plus intéressé, je quitte le groupe.
• Si la quantité d’information, le ton, le contenu, … ne me convient pas, je le dis au groupe ou je quitte le groupe.
• Je parle toujours au groupe sauf lorsque j’estime que ça ne concerne pas le groupe.

Un peu de technique …

L’inscription

Supposons que la liste s’appelle maliste.example.org (vous pouvez en voir un exemple chez Yahoo, chez Google, chez moi …).

Quel que soit l’outil utilisé, il est toujours possible de s’inscrire à la liste (moyennent validation éventuelle) et de se désinscrire par simple envoi de mails:

• s’inscrire en envoyant un mail à maliste-subscribe@example.org
• se désinscrire en envoyant un mail à maliste-unsubscribe@example.org
• participer en envoyant des mails à maliste@example.org

Ces informations sont renseignées sur la page de la ML.

La participation

Les règles de participation à la mailing liste sont régies par le groupe… il existe cependant des habitudes de bonne pratique liées (ou pas) à la netiquette. J’en avais déjà touché un mot.

• Avant de poster, je m’assure que l’information a un intérêt pour le groupe. Si je m’autorise des messages HS (hors sujet) c’est que je sais que le groupe le tolère … parfois.

• Comme toute communication, c’est toujours mieux de réagir à froid et d’éviter les interventions chargées d’émotion, on parle bien d’un écrit « qui perdure ».

• La forme, l’orthographe, la grammaire, l’utilisation de passage à lignes, revêtent une grande importance. Pour beaucoup, elles reflètent le respect porté aux membres de la liste.

• La remise dans le contexte ² permet aux lecteurs de rapidement savoir de quoi il s’agit et à quoi l’auteur du message répond.

La quantité

Si l’on ne veut pas recevoir trop de mails de la part du groupe, il est possible avec toute mailing liste de choisir parmi ces trois possibilités:

• recevoir chaque mail;
• recevoir un résumé une fois par semaine;
• ne recevoir aucun mail et consulter les archives quand on veut

Le classement

Il est tout à fait habituel d’avoir peur de la quantité de mails que va générer la ML comme il est normal de vouloir traiter ces mails au moment où l’on est disponible pour le groupe. Pour faire simple, il suffit de classer ces mails dans un répertoire dédié.

Pour ce faire, il faut créer un filtre sur les messages entrants … filtre leur demandant de se placer dans un répertoire particulier lorsqu’ils arrivent afin de, par exemple, ne pas «polluer» l_’inbox_ (la boite de réception) avec les mails de la liste de discussion.

Le filtre est de la forme « si le sujet du message contient [nom de la liste] déplacer le message dans ». Si vous utilisez un webmail, c’est tout à fait possible de faire de même.

Par exemple avec Gmail ³, choisir: Settings / Filters / Create new filter.

Dans le champ Subject renseigner une valeur de la forme

[nom de la liste]

si le format du mail reçu est de la forme

« [nom de la liste] le sujet du jour ».

Cette valeur correspondra à tous les sujets de mail contenant la valeur « nom de la liste » entre crochet … ce qui sera généralement le cas.

Ce classement est pratique (et indispensable pour moi).

Pour conclure, une ML n’est absolument pas un outil obsolète (même s’il est vieux), il permet une communication aisée entre les membres d’un groupe. Lorsqu’elle est bien utilisée, la ML, nous fournit des archives claires dans lesquels il est souvent possible de retrouver l’information …

Vous pouvez reprendre une activité normale …

Liens

• Mailman
• La netiquette
• Facebbok, G+, Groopus
• Mailing list chez Yahoo
• Mailing list chez Google
• Mailing list possible chez Sourceforge
• Crédit photo chez deviantart par divine decay